La synthèse des réunions de bilan

Le Comité Artistique s’est réuni le 30 septembre, chez Christophe pour faire un bilan de l’édition du Festival au Village 2008.
S’étaient adjoints aux membres habituels  du Comité Artistique tous les responsables des commissions.
Le bilan s’est passé en trois temps :

-    Un temps réservé à l’expression de tous les représentants des différentes commissions.

-    Un deuxième temps de discussion sur les rapports de chaque commission

-    Un troisième temps sur une discussion globale sur l’avenir du festival.

1)    Discussion d’ordre général
L’ensemble des participants ont noté dans l’ensemble une très bonne programmation et une organisation équilibrée et efficace dans tous les domaines du festival (billetterie, restauration, hébergement, technique, etc)
Quelques critiques ont été faites concernant le spectacle de Jean-Luc Mimault ainsi que quelques questionnements sur l’heure de certains spectacles du soir, en particulier les programmations de minuit de la Cour Capitaine. Est noté aussi un manque de concert sous la Pergola, des problèmes d’acoustique à l’église de Secondigné, les expos photographiques peut-être pas assez mise en valeur sur l’ensemble des sites. Est noté aussi des problèmes globaux d’information qu’il faudra résoudre avec l’équipe communication, le manque de programmation jeune public sur l’ensemble du festival.
Les infos de retour sur le stage de Jean-Louis Hourdin et le stade Des Coulisses à la Scène sont plutôt bonnes.
Un manque de signalétique sur le village

2)    Compte-rendu des commissions

a)    Commission   Billetterie
Amélioration de la fluidité de la billetterie avec des tableaux récapitulatifs plus clairs en mélangeant les passe-partout et la billetterie normale.
Problème de support, en particulier de lumière et de table pour les équipes de billetterie à revoir.
Proposition de charger une personne de la logistique de la billetterie.
Revoir les horaires de permanence.

b) Accueil professionnel
Maryline est plutôt satisfaite de l’ensemble de l’accueil des professionnels qui s’est plutôt bien passé.
Un seul problème d’avoir une salle d’accès à internet exclusivement pour les compagnies car dans le bureau d’accueil, les choses sont un peu exigües.

c) Hébergement
Geneviève fait un bilan complet des hébergements puisque 617 hébergements ont eu lieu,
326 chez l’habitant et 291 en gite.
Elle note le problème important rencontré par l’hébergement de compagnies importantes.
Elle a pris 60 à 70  contacts chez l’habitant : il y avait donc 25 adresses de logements chez l’habitant (5 nouvelles)
Reste le problème des résidences longues, de l’insuffisance des hébergements sur Brioux et aussi des problèmes de communication, en particulier entre l’équipe hébergement et les gites.
Elle note aussi quelques désagréments à la réception des factures, en particulier du gite de la mairie.
L’arrivée de l’Auberge du Cheval Blanc et de l’IREO comme hébergement plutôt positif.
Elle propose d’avoir un travail plus précis avec les hébergeants, de refaire des listings plus précis, peut-être de trouver d’autres hébergements chez l’habitant, d’envisager peut-être un courrier plus complet ou une réunion pour les accueillants.

d) la Cuisine
Il est noté d’abord le problème rencontré lors du dernier repas sur le plan sanitaire : faut-il faire une déclaration ? ou avoir une assurance particulière pour ces repas ?
Problème rencontré pendant les semaines d’avant festival avec les résidences ou il y a effectivement peu de gens disponibles.
Prévoir une plus grande autonomie de l’équipe de Pergola, des tableaux d’inscription plus grands et un tivoli de vaisselle mieux aménagé en particulier au niveau de l’entourage des bâches.
Il est noté aussi que plusieurs bidons de vin étaient éventés. Il faudrait donc rediscuter de tout ça avec Super U.
Il est noté aussi des difficultés d’organisation tenant surtout à une augmentation extrêmement importante des repas.
Il est proposé que Christophe Coiffet puisse prendre en charge l’organisation de la salle, des plannings et des équipes pour permettre une meilleur fluidité

e) Equipe technique
Les  remarques globales faites par l’équipe technique recoupe les remarques globales faites par l’ensemble du comité artistique, c'est-à-dire :
Manque de signalisation, mise à jour du site internet, les problèmes de son dans l’église de Secondigné, le manque de concert à la Pergola, le manque de spectacles jeune public, manque d’informations sur l’Eco Festival, le problème de la non visibilité des photographies.
Le manque de communication sur l’inscription des repas, en particulier du dernier soir.
Les problèmes de l’apéritif gratuit du dernier soir et de l’information autour de ce repas.
Les problèmes qui sont à résoudre d’une façon importante sur le ramassage des ordures avec les moyens de la commune, les problèmes de point d’eau, meilleure gestion du parc vélo, le problème de sécurité au niveau du parquet de la Pergola l’année dernière.
Il est proposé d’ouvrir la salle de l’Arlequin un samedi par mois pour l’ensemble des bénévoles en amont du festival, de revoir le double des adhésions aux Foyers Ruraux pour les bénévoles et le problème aussi du CAPMHVS qui reste fermé immédiatement après le festival ou Cécile qui reçoit en général beaucoup d’appel sur les règlements, etc.

f) Buvette
Là aussi, sur le plan général, manque de concert de minuit. Le problème des concerts à la Cour Capitaine, le manque de frigos, l’existence ou non de cette soirée bénévoles (ne faut-il pas réfléchir à autre chose).
Est noté quand même le problème d’alcool qui ont été servi aux mineurs, en particulier aux stagiaires.
Quelques personnes du comité artistique regrettent un petit peu quelques réflexions un peu machistes des gens de la buvette tout en soulignant l’énorme travail qui est fait dans ce domaine. On trouve dommage aussi que beaucoup de personnes de la buvette ne puissent assister aux spectacles ce qui est un peu dommage pour eux.

g) Equipe technique professionnelle
José est plutôt satisfait de l’ensemble des prestations. La plupart des compagnies sont reparties extrêmement heureuses du suivi technique pendant le festival. Un petit problème aussi d’informations concernant le spectacle de Claude Aufaure ou effectivement la fiche technique n’avait pas été transmise à l’équipe technique donc obligation de se débrouiller rapidement pour avoir un dispositif.

h) Stage
Didier nous lit l’ensemble des e-mails qu’il a reçu des stagiaires qui sont plutôt enthousiastes et
Il note aussi effectivement le problème des expos photos à travailler et le problème des petits-déjeuners qui n’étaient pas pratiques à la salle du temps libre où cela manquait de chaleur humaine.

i)    La Pergola
922 repas ont été faits sous la Pergola ce qui multiplie par 2 le nombre des repas par rapport à l’année dernière.
L’organisation du service avec les gens de la buvette s’est plutôt bien passée même si il y a eu quelques petits accrochages qu’il faudra certainement éviter en une préparation en amont un peu plus précise.
Il est noté le manque d’espace pour faire les assiettes et surtout le manque de lumière ainsi que du point d’eau.
Il est demandé une meilleure coopération entre les équipes buvette/assiettes, réfléchir à une nouvelle implantation du lieu de fabrication des assiettes.

j) Communication
On s’est posé la question des cartes postales qui sont peu distribuées et ne servent pas à grand-chose.
Peut-être une meilleure impression des sets de table en avance pour une bonne distribution chez les commerçants et chez les restaurateurs.
La mise à jour plus réactive du site internet
Une longue discussion a eu lieu sur la signalétique, en particulier sur les supports pour faire en sorte qu’on sache vraiment qu’il se passe un festival à Brioux.
Sur les contacts presse, peu de chose à dire avec une bonne couverture.
Se pose le problème de la presse nationale, en particulier dans les suppléments festivals de Télérama, du Monde, de Libé, ou effectivement nous n’arrivons toujours pas à placer le Festival au Village.
Une proposition est faite de s’adjoindre à une personne chargée des relations dites de presse (proposition de demander à Gérard Deniaux est faite).

La discussion globale est ensuite amorcée par Jean-Pierre Bodin et par Momo tout en soulignant que de nombreuses compagnies sont très satisfaites de leur séjour à Brioux, il est noté que le retard des paiements des compagnies par le CAPM est un peu dommageable à son image. Christophe explique les soucis de trésorerie dus en partie au retard de versement  des subventions publiques mais exprime le fait que le Comité d’animation a engagé un plan de redressement sur 3 ans et que l’ensemble des factures seront payés cette fois avant la fin de l’année.
Il est noté aussi un désir d’une plus grande complicité avec l’équipe technique. Et qu’une information devrait être mise en place d’une façon plus précise sur les déroulements de la journée. Faut-il prévoir des réunions régulières le matin avec les responsables de toutes les commissions pour faire passer l’info ?

Le stage professionnel  s’est plutôt bien déroulé, il semble qu’il soit important de pouvoir reproduire ces expériences.

CONCLUSION
En conclusion si le festival a été un moment de réussite tant sur le plan de la fréquentation, sur le plan du déroulement avec les équipes bénévoles et l’équipe technique, un certain nombre de points reste quand même à améliorer.

1)    Faire un véritable organigramme des responsabilités des uns et des autres, des responsables de commission, du directeur artistique, du président, etc.

2)    Réfléchir à une signalétique sur Brioux

3)    Réfléchir ensemble à la recherche d’une véritable identité du festival  pour tout le monde et en particulier pour les bénévoles qui arrivent au dernier moment.
Il est proposé de mener donc une réflexion qui sera présenté au prochain comité artistique sur les grandes lignes de travail du festival et d’en faire une communication à l’ensemble des bénévoles au début du festival pour mettre l’ensemble des bénévoles et des professionnels dans une dynamique commune.
Il semble important aussi de remettre le projet artistique au centre du festival et de pouvoir le décliner ensuite commission par commission.

Une dernière chose, une proposition est faite de déplacer les dates du festival qui pourrait avoir lieu en 2009, du 3 au 11 juillet. Cette demande est faite par la majorité du comité artistique en fonction des dates de la sortie des écoles.

La prochaine réunion du comité artistique aura lieu le mardi 21 octobre avec pour ordre du jour  présentation des grandes lignes artistiques du festival et organigramme.